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Protección de datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA IGLESIA DE DIOS MINISTERIAL DE JESUCRISTO INTERNACIONAL

MARCO LEGAL: La presente política de Tratamiento de datos personales se desarrolla de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política Colombiana, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás disposiciones complementarias y concordantes.

ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política se aplica a la IGLESIA DE DIOS MINISTERIAL DE JESUCRISTO INTERNACIONAL en Colombia, en adelante la IGLESIA, respecto de la recolección, recaudación, almacenamiento, uso, circulación, supresión, compilación, intercambio, entrega, actualización y las demás actividades, procedimientos y procesos que constituyan tratamiento de datos.

DEFINICIONES1, PRINCIPIOS Y LEGITIMACIÓN: La presente política utiliza los términos autorización, base de datos, dato personal, encargado del tratamiento, responsable del tratamiento, titular y tratamiento, de conformidad con las definiciones, así:

Definiciones. Se entiende por:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Adicionalmente, en canto a los términos aviso de privacidad, dato público, datos sensibles, transferencia y transmisión se define2:

1. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

2. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

3. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

4. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

5. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

En el Tratamiento de datos personales previsto en esta política, de la IGLESIA aplicará los siguientes principios rectores3:

Principio de Legalidad; Principio de finalidad; Principio de libertad; Principio de veracidad o calidad; Principio de transparencia: Principio de acceso y circulación restringida; Principio de seguridad y Principio de confidencialidad.

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Los derechos de los Titulares se ejercerán por las siguientes personas4:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

FINALIDADES GENERALES DEL TRATAMIENTO DE DATOS: Todo tratamiento que la IGLESIA da a datos personales, tiene la finalidad general de realizar y ejercer los derechos a la libertad religiosa y de culto, así como todos aquellos con los que éstos se relacionen.

La finalidad general del tratamiento responde, de acuerdo con lo indicado en al párrafo anterior, a los propósitos de la Iglesia, fijados estatutariamente, y a las demás disposiciones que la rigen para contribuir al conocimiento y a la predicación del Evangelio del Señor Jesucristo.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO CUANDO ESTA NO SE HAYA INFORMADO MEDIANTE EL AVISO DE PRIVACIDAD: La IGLESIA impartirá los tratamientos generales de datos personales a las diferentes actividades asociadas con su finalidad, los cuales se refieren de manera enunciativa:

Recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

INSTRUMENTOS DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS RECOLECTADOS: Los datos serán tratados mediante mecanismos manuales o tecnológicos.

Para cada tratamiento y finalidad, podrán diseñarse, por parte del encargado del tratamiento por cuenta de la Iglesia, formatos o instrumentos de captura, manuales o digitales a los cuales se les aplicará la presente política de tratamientos de datos.

DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES DE CUYO TRATAMIENTO ES RESPONSABLE LA IGLESIA:

De conformidad con lo establecido en la normatividad vigente, el titular de los datos personales de cuyo tratamiento es responsable la Iglesia, tiene los siguientes derechos:

Autorizar a la Iglesia el tratamiento de sus datos.

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Iglesia, específicamente frente al encargado por ella para la protección de datos.

Este derecho procederá, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Iglesia, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 Ley 1581 de 2012;

Ser informado por la Iglesia, previa solicitud escrita, sobre el uso que le ha dado a sus datos personales;

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Las demás previstas en la Ley sobre protección de datos.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR: Cuando sea necesario el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales por parte de la Iglesia, podrá obtenerse por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, entre los que se encuentran la manifestación escrita, oral o mediante “conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización”.

Para la obtención de la autorización, la Iglesia podrá emplear mecanismos automatizados, digitales, de video, de audio o cualquier otro disponible.

La autorización escrita que solicite la Iglesia a los titulares de datos personales, para su tratamiento, deberá observar, cuando menos, los siguientes términos:

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: La autorización no se requerirá por parte de la Iglesia, cuando se trate de los casos señalados así:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.

DATOS SENSIBLES: Por ser una entidad religiosa, el tratamiento de datos personales involucrará aspectos relacionados con la identidad religiosa, el ejercicio del culto o las expresiones de fe de las que se participa individual o congregacionalmente como persona miembro, asistente, visitante, interesado o relacionado, permanente o eventualmente, con la Iglesia.

Para el tratamiento de estos datos sensibles, la Iglesia se encuentra plenamente autorizada, en virtud de lo dispuesto por la ley5: así: Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

DEBERES DE LA IGLESIA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: La IGLESIA, como responsable del tratamiento de datos personales, dará pleno cumplimiento a los deberes que en tal calidad le correspondan, los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes6, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: La IGLESIA podrá encargarse, directamente o mediante terceros, del tratamiento de datos personales. Según sea el caso, cumplirá o exigirá el cumplimiento de los deberes de los encargados del tratamiento, previstos en el artículo 18 de la ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones concordantes y complementarias.

A la fecha de expedición de la presente actualización de la política, la Iglesia es, a su vez, responsable y encargada del tratamiento de datos personales.

ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: La IGLESIA conforme a la exigencia legal, ha establecido un área que actúa como responsable de la Protección de Datos Personales.

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES EJERZAN SUS DERECHOS: El Área de Protección de Datos Personales, será responsable de atender las peticiones, consultas o reclamos que presente el titular del dato, o su representante o causahabiente, de conformidad con los derechos otorgados y con el procedimiento siguiente:

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta7 se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

Reclamos8. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular del dato personal o su representante o causahabiente podrá enviar sus peticiones, consultas o reclamos de lunes a viernes, de 08:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico protecciondedatos@idmji.org o enviarla al apartado aéreo 260141 ubicado en la carrera 15 # 85-61 de Bogotá, D. C.

La consulta o reclamo del titular deberá contener:

Identificación del titular (nombres y apellidos completos, documento de identificación y su número).
Enunciación de la petición, consulta o reclamo
Descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar a la petición, consulta o reclamo.
Dirección.
Teléfono.

Documentos en los que fundamenta su petición, consulta o reclamo. En caso de actuar mediante representante o apoderado, o ser causahabiente, se deberán adjuntar los documentos que acrediten tal calidad.

PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS PERSONALES: Los datos personales de los titulares permanecerán registrados en las bases de datos de la Iglesia, hasta por un término de diez (10) años, prorrogable automática e indefinidamente por términos iguales o sucesivos, salvo manifestación expresa en contrario y por escrito del titular, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento.

Los datos personales podrán ser conservados por lapsos superiores, en atención a exigencias legales como aquellas sobre gestión documental, elementos materiales probatorios, o por razones históricas o estadísticas, entre otros.

Los datos personales podrán ser conservados por un lapso inferior, cuando la finalidad de su tratamiento haya sido cumplida.

AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento que la Iglesia no pueda poner a disposición del Titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, se le informará al titular por medio de un aviso de privacidad la existencia y forma de consulta de la misma.

 

  1. Incorporadas en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012
  2. Definiciones adoptadas por el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.
  3. Definidos en el artículo 4 de la ley 1581 de 2012
  4. Previstas en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013
  5. El literal c) del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012
  6. Artículo 17 de la ley 1581 de 2012
  7. Ley 1581 de 2012, en especial sus artículos 14
  8. Ley 1581 de 2012, en especial sus artículos 15